שאלות נפוצות

לקבלנים שעובדים בשליחות תאגיד מים וביוב, רשות מקומית או מועצה אזורית, לפי חוזה מסגרת עם כתב כמויות: אינסטלטורים, קבלני ביוב וניקוז, וחברות לאחזקת תשתיות מים. מתאים גם לקבלן שעובד מול כמה תאגידים במקביל.

תוכנת הנהלת חשבונות מפיקה חשבוניות. Meiforma מנהלת את מה שקורה לפני החשבונית: הפניות מהתאגיד, הסעיפים והכמויות שבוצעו בכל פנייה, המחירים לפי החוזה, והפרופורמה שהתאגיד בודק ומאשר. אחרי האישור מפיקים חשבונית מס כרגיל בתוכנה שלכם.

לא. Meiforma עובדת בדפדפן, במחשב ובטלפון. בטלפון אפשר גם להוסיף אותה למסך הבית ולפתוח כמו אפליקציה. פרטים בדף התקנה.

בפורמט שהתאגיד שולח לכם היום: CSV או Excel. בייבוא הראשון מתאימים פעם אחת את העמודות (מספר פנייה, תאריך, כתובת, נושא, תיאור), והמיפוי נשמר לאותו תאגיד. קבצי CSV בעברית מזוהים גם בקידוד Windows וגם ב-UTF-8.

הפנייה מזוהה לפי המספר שלה בתאגיד, ולא נכנסת פעמיים. אם משהו בה השתנה (למשל הסטטוס או התיאור), הפרטים מתעדכנים, והסעיפים שכבר הזנתם נשארים.

לפי הנושא שבקובץ (למשל "מים", "ביוב", "סתימת ביוב", "נזילה לפני השעון הכללי"). את השיוך של כל נושא לתחום קובעים פעם אחת, ואפשר לשנות תחום של פנייה בודדת ידנית.

כן. פותחים פנייה ידנית, למשל לעבודה שהגיעה בטלפון. כשהפנייה תגיע בקובץ הבא, אפשר לחבר ביניהן לפי מספר הפנייה.

מעלים את כתב הכמויות החדש ובוחרים מאיזה תאריך הוא בתוקף. עבודה שבוצעה לפני התאריך הזה מתומחרת לפי המחירון הקודם, ועבודה שבוצעה ממנו והלאה לפי החדש — גם כשהן באותה פרופורמה. המחירונים הקודמים נשמרים.

לפי תאריך הביצוע של העבודה. ברירת המחדל היא תאריך הפנייה מהמוקד, ואפשר לעדכן אותו בכל פנייה. אותו תאריך קובע גם איזה מחירון, איזו הנחה ואיזה שיעור מע"מ חלים.

כן. אפשר להעלות את אותו כתב כמויות גם לחוזה המים וגם לחוזה הביוב. הפרופורמות נשארות נפרדות לפי תחום, כמו שהתאגיד מבקש.

סכום הסעיפים לפי המחירון, פחות ההנחה של החוזה, ועליו מע"מ. לכל אחד מהשיעורים יש היסטוריה עם תאריכים, והפרופורמה משתמשת בשיעור שהיה בתוקף. אם התאגיד מבקש פרופורמה בלי שורות הנחה ומע"מ, אפשר לכבות אותן בהגדרות החברה.

פרופורמה סגורה נעולה, כדי שהמסמך שנשלח לתאגיד לא ישתנה. אם צריך לתקן, מנהל החברה פותח אותה מחדש: העבודות חוזרות להיות פתוחות לעריכה, וכל פעולה נרשמת ביומן.

כן. כל פרופורמה שנסגרה שמורה עם כל השורות, המחירים והשיעורים שלה, ויורדת שוב ב-PDF, Word או Excel בדיוק כפי שנשלחה.

המטבע נקבע לפי החוזה: שקל, דולר או יורו. אפשר להציג סכומים גם במטבע נוסף, לפי השער היציג של בנק ישראל בתאריך הפרופורמה. השער נשמר בפרופורמה הסגורה.

מעבירים אותה: המחירונים הקודמים, הפניות, הסעיפים וההנחות. בתקופת המעבר אפשר להמשיך לעבוד במערכת הישנה ולסנכרן ל-Meiforma כמה פעמים, בלי כפילויות. לפני המעבר הסופי משווים סכומי פרופורמה של כמה חודשים בין המערכות.

מנהל החברה מזמין משתמשים ובוחר תפקיד לכל אחד: מנהל החברה (הכול, כולל משתמשים והגדרות), משרד (ייבוא, חוזים ופרופורמות), מתפעל (עדכון פניות וסעיפים) או צפייה בלבד. כל חברה רואה רק את הנתונים שלה.

בשרת מאובטח בניהולנו, מאחורי Cloudflare. יש הפרדה מלאה בין חברות, אימות דו-שלבי, יומן פעולות, גיבוי יומי וגיבוי מוצפן מחוץ לשרת. צוות Meiforma נכנס לחשבון של חברה רק לצורך תמיכה, וכל כניסה כזו מופיעה ביומן של החברה. פרטים מלאים במדיניות הפרטיות.

המידע הזה מגיע אליכם מהתאגיד לצורך ביצוע העבודה, ו-Meiforma שומרת ומעבדת אותו רק עבורכם ולפי ההוראות שלכם. הוא מוצג רק למשתמשים של החברה שלכם ולא משמש לשום מטרה אחרת. אם אינכם צריכים את הטלפונים בפרופורמה, הם לא מופיעים בה.

מקבלים ייצוא מלא: כל הקבצים שהעליתם, וקובץ Excel של הפניות, הסעיפים והמחירונים. לאחר מכן הנתונים נמחקים מהשרת, והעותקים בגיבויים נמחקים במחזור הגיבוי הרגיל.

לפי המסלול: מספר חוזי ההתקשרות שלכם מול תאגידים, מועצות וחברות כלכליות — לא מספר המשתמשים. כל התחומים שבחוזה (מים, ביוב וניקוז) נספרים כחוזה אחד. פרטים בדף המחירים.

30 יום על הנתונים שלכם, בלי עלות: מקימים את החברה, מעלים את כתב הכמויות, מייבאים קובץ פניות אמיתי ומפיקים פרופורמה. אם לא ממשיכים, לא משלמים כלום והנתונים נמחקים.