כל מה שצריך מול התאגיד

ייבוא פניות מהתאגיד

הקובץ שהמוקד שולח כל כמה שבועות נקלט כמו שהוא, בלי להקליד פניות ידנית.

• CSV או Excel, כולל קבצים בעברית בקידוד Windows (1255) ו-UTF-8.
• מיפוי עמודות פעם אחת לכל תאגיד: מספר פנייה, תאריך ושעה, רחוב ומספר בית, נושא ותת-נושא, תיאור וסטטוס.
• כל פנייה משויכת לתחום שלה — מים, ביוב או ניקוז — לפי הנושא בקובץ.
• פנייה שכבר נקלטה לא נכנסת פעמיים. אם השתנה בה משהו בתאגיד, היא מתעדכנת.
• תצוגה מקדימה לפני השמירה: כמה פניות חדשות, כמה עודכנו וכמה דולגו.

חוזים ומחירונים עם תאריכי תוקף

כתב הכמויות של המכרז הוא הבסיס לכל מחיר. כשמגיע מכרז חדש, מוסיפים מחירון ובוחרים מאיזה תאריך הוא חל.

• חוזה לכל תאגיד ותחום, עם מספר חוזה ומטבע.
• העלאת כתב כמויות מקובץ Excel: מספר סעיף, תיאור, יחידת מידה ומחיר, כולל פרקים ותתי-פרקים.
• מחירונים קודמים נשמרים. כל עבודה מתומחרת לפי המחירון שהיה בתוקף ביום הביצוע שלה.
• השוואה בין גרסאות: אילו סעיפים נוספו, הוסרו או שינו מחיר.
• אפשר להעלות את אותו כתב כמויות לכמה תחומים, כשהמכרז משותף למים ולביוב.

רשימת פניות ועבודה על פנייה

המקום שבו המתפעל והמשרד עובדים כל יום.

• רשימת הפניות עם סינון לפי תחום, סטטוס, תאריך וכתובת, וחיפוש לפי מספר פנייה.
• במסך הפנייה: פרטי התקלה מהמוקד, מה בוצע ומה נשאר לבצע, ושדות צנרת (קוטר, סוג, מיקום, לחץ).
• הוספת סעיף לפי מספר או לפי מילה מהתיאור. המחיר נכנס לבד מהמחירון התקף.
• שורה חופשית לעבודה שלא מופיעה בכתב הכמויות, עם תיאור, יחידה ומחיר.
• פנייה ידנית, לעבודה שהגיעה בטלפון ועוד לא הופיעה בקובץ.

פרופורמה למים, לביוב ולניקוז

בוחרים תחום ותקופה, והפרופורמה מוכנה.

• העבודות מקובצות לפי תאריך ביצוע, ובתוך כל יום לפי כתובת ומספר פנייה, עם סכום לכל פנייה.
• כותרת עם פרטי החברה, התאגיד, מספר החוזה והתקופה.
• סיכום עם הנחה ומע"מ לפי השיעורים שבתוקף, או בלי, לפי מה שהתאגיד מבקש.
• טיוטה שאפשר לבדוק ולתקן, ואז סגירה שנועלת את המסמך. פנייה נכנסת לפרופורמה אחת בלבד.
• הורדה ב-PDF, Word ו-Excel, ושליחה במייל לכתובת שהוגדרה לתאגיד, עם יומן שליחות.

הנחה, מע"מ ומטבעות

• שיעור הנחה לכל חוזה, עם תאריך תחילה. שינוי בהנחה לא משנה פרופורמות שכבר נסגרו.
• שיעור המע"מ נשמר עם היסטוריה, כולל השיעורים הקודמים. כל פרופורמה מחושבת לפי השיעור שהיה בתוקף בתקופה שלה.
• חוזה בשקלים, בדולרים או ביורו, ותצוגה מומרת לפי השער היציג של בנק ישראל בתאריך הפרופורמה.

מעבר מהמערכת הקיימת

לא מתחילים מאפס. מעבירים את ההיסטוריה ושומרים על רציפות.

• מעבר של המחירונים הקודמים, הפניות, הסעיפים וההנחות מהמערכת שאתם עובדים בה היום.
• סנכרון חוזר בתקופת המעבר, בלי כפילויות: רק מה שחדש או השתנה.
• בדיקת התאמה: השוואת סכומי פרופורמה של חודשים לדוגמה בין המערכת הישנה לחדשה.

משתמשים, הרשאות ואבטחה

• ארבעה תפקידים: מנהל החברה, משרד, מתפעל וצפייה בלבד. מנהל החברה מזמין משתמשים במייל.
• הפרדה מלאה בין חברות: כל חברה רואה רק את הנתונים שלה.
• אימות דו-שלבי, ניתוק אוטומטי אחרי זמן בלי פעילות, ונעילה אחרי ניסיונות כניסה כושלים.
• יומן פעולות לכל חברה, סל מחזור ל-30 יום, גיבוי יומי וגיבוי מוצפן מחוץ לשרת.
• עובד בדפדפן במחשב ובנייד, בעברית ובאנגלית, במצב בהיר או כהה. אפשר להתקין כאפליקציה בטלפון.