מדריך למשתמש

• מנהל החברה מזמין אתכם, ומגיע אליכם מייל מ-[email protected] עם כפתור קביעת סיסמה וכניסה. לא מקבלים סיסמה זמנית.
• הקישור אישי, חד-פעמי ובתוקף 48 שעות. לוחצים עליו ובוחרים סיסמה אישית, לפחות 10 תווים. סמל העין מציג את מה שהקלדתם.
• המייל לא הגיע? בודקים בתיקיית הספאם, או מבקשים מהמנהל "שליחת הזמנה שוב". כל שליחה חוזרת מבטלת את הקישור הקודם.
• אם אתם משויכים לחברה אחת, תגיעו ישר לדשבורד שלה. אחרת תראו את רשימת החברות שלכם.
• בכפתור ☰ (התפריט) יש קיצורי דרך לכל המסכים. כפתור הבית מחזיר למסך הראשי, והחץ חוזר אחורה.
• בטבלאות לוחצים על כותרת עמודה כדי למיין. בטבלה עם 6 שורות ומעלה יש גם שדה חיפוש מעליה.
• לחיצה על שמירה משאירה אתכם באותו מקום בדף, וההודעה ("נשמר") מופיעה בחלונית קטנה בתחתית המסך.

• בפרופיל מעדכנים שם, בוחרים מראה (בהיר / כהה / לפי המכשיר) ומחליפים סיסמה.
• שפה: דגל ארה"ב בסרגל העליון (או English בתפריט ☰) מעביר את האתר לאנגלית, ודגל ישראל מחזיר לעברית. הבחירה אישית ונשמרת לכל הכניסות הבאות. נתונים מהקבצים (כתובות, תיאורי פניות וסעיפים) נשארים כמו שהם. המיילים והמסמכים לתאגיד נשארים בעברית.
• מי שעובד עם כמה חברות יכול לבחור איזו חברה תיפתח מיד בכניסה.
• בתחתית הפרופיל מופיעות הכניסות האחרונות לחשבון, לבדיקה שאף אחד אחר לא נכנס.

ניתוק אוטומטי: אחרי זמן בלי פעילות (ברירת מחדל 30 דקות) המערכת מתנתקת, כדי שאף אחד לא יראה את הנתונים במחשב שנשאר פתוח. דקה וחצי לפני מופיעה התראה עם שעון — לוחצים המשך עבודה. עבודה בכל לשונית פתוחה נחשבת פעילות. אחרי ניתוק נכנסים שוב וחוזרים לאותו מסך. את הזמן בוחרים בפרופיל › ההעדפות שלי (15 דקות, 30 דקות, שעה או 4 שעות); מנהל החברה יכול לקבוע זמן מחייב לכל המשתמשים בהגדרות › אבטחה, ואז נקבע הזמן הקצר מבין השניים.

📱 להישאר מחובר בנייד הזה: במסך הכניסה בטלפון מופיעה תיבה "להישאר מחובר בנייד הזה (30 יום)". מסמנים — ובאותו טלפון לא צריך להקליד סיסמה או קוד אימות 30 יום, ואין ניתוק אוטומטי. מתאים רק לטלפון אישי עם נעילת מסך. מבטלים ביציאה מהמערכת (תפריט › יציאה), בהחלפת סיסמה, או בפרופיל › אבטחה › ניתוק כל המכשירים (למשל אם הטלפון אבד). מנהל החברה יכול לחסום את האפשרות לכל המשתמשים בהגדרות › אבטחה.

"אני לא רובוט" עוד מאמת: לפעמים האימות של Cloudflare לוקח כמה שניות. אם לחצתם כניסה לפני שהסתיים, הכפתור יציג "ממתין לאימות… נכנסים לבד" והכניסה תתבצע לבד ברגע שהאימות מגיע — אין צורך להקליד שוב.

• פניות פתוחות — כמה פניות חדשות ובטיפול, לפי תחום (מים, ביוב, ניקוז).
• ממתינות לתמחור — פניות שבוצעו ועדיין אין בהן סעיפים. אלה הפניות שיחסרו בפרופורמה אם לא יטופלו.
• צבירה החודש — כמה כבר מתומחר החודש בכל תחום, לפני הנחה ומע"מ.
• פרופורמות אחרונות — טיוטות, סגורות ונשלחות, עם קישור מהיר לכל אחת.

אפשר לשמור את Meiforma כאפליקציה במסך הבית, בלי חנות אפליקציות. ההוראות בדף התקנת האפליקציה.

בתפריט › תאגידים מוסיפים כל תאגיד, רשות או מועצה שעובדים מולם: שם, כתובת, איש קשר, וכתובות מייל לשליחת פרופורמות (אפשר כמה, מופרדות בפסיק, ועוד כתובות להעתק). הכתובות האלה הן ברירת המחדל בכל שליחה, ואפשר לשנות אותן בשליחה עצמה.

• בתפריט › חוזים ומחירונים יוצרים חוזה לכל תאגיד ותחום: מים, ביוב או ניקוז. לכל חוזה: מספר החוזה או המכרז (למשל 12/2025, כפי שיופיע בכותרת הפרופורמה) ומטבע.
• מכרז אחד שמשותף למים ולביוב? יוצרים שני חוזים עם אותו מספר, ומעלים לשניהם את אותו כתב כמויות. הפרופורמות יישארו נפרדות לפי תחום.

1. בחוזה לוחצים מחירון חדש ובוחרים את קובץ ה-Excel של כתב הכמויות מהמכרז.
2. המערכת מזהה את העמודות: מספר (מספר הסעיף, למשל 05.02.0010), תאור, יח' מידה ומחיר. שורות של פרקים ותתי-פרקים (בלי מחיר) נשמרות ככותרות.
3. בוחרים תאריך תחילת תוקף. מהתאריך הזה והלאה עבודות יתומחרו לפי המחירון החדש; עבודות מלפניו ימשיכו לפי המחירון הקודם.
4. לפני השמירה מוצגת השוואה למחירון הקודם: אילו סעיפים נוספו, הוסרו או שינו מחיר.

המחירונים הקודמים נשמרים תמיד, ורואים אותם ברשימת הגרסאות של החוזה. אפשר למחוק מחירון רק כל עוד אין עבודות שתומחרו לפיו בפרופורמה סגורה.

• בתפריט › הנחות ומע"מ מגדירים לכל חוזה את אחוז ההנחה שהוצע במכרז, עם תאריך תחילה. כשההנחה משתנה (למשל במכרז חדש), מוסיפים שורה חדשה עם התאריך שלה; השורה הקודמת נשארת.
• מע"מ: השיעורים בישראל מוגדרים מראש עם ההיסטוריה שלהם. כשהשיעור משתנה, מנהל המערכת מוסיף שיעור חדש עם התאריך שממנו הוא חל.
• הפרופורמה לוקחת את ההנחה ואת המע"מ שהיו בתוקף בסוף התקופה שלה. בסגירה השיעורים ננעלים בתוכה.

1. בתפריט › ייבוא פניות בוחרים את התאגיד ואת הקובץ שהתקבל (CSV או Excel), כמו שהוא.
2. בפעם הראשונה לכל תאגיד מתאימים את העמודות: מספר פנייה, תאריך ושעת פתיחה, רחוב ומספר בית, נושא ותת-נושא, תיאור, סטטוס, תאריך סגירה. המיפוי נשמר, ובפעם הבאה הוא מוכן.
3. שיוך לתחום: לכל נושא מהקובץ (למשל "מים", "ביוב", "נזילה לפני השעון הכללי") קובעים פעם אחת לאיזה תחום הוא שייך.
4. תצוגה מקדימה: כמה פניות חדשות, כמה מוכרות שעודכנו, וכמה שורות דולגו ולמה. רק אחרי אישור הפניות נשמרות.

פנייה מזוהה לפי המספר שלה בתאגיד, ולכן ייבוא חוזר של אותו קובץ, או של קובץ שחופף לקודם, לא יוצר כפילויות. הסעיפים שכבר הוזנו בפנייה לא נפגעים. כל קובץ שיובא נשמר בתפריט › קבצים שהועלו.

📧 קליטה מהמייל: מנהל החברה מפעיל בהגדרות › קליטת קובץ הפניות מהמייל ומקבל כתובת קליטה (import-…@meiforma.com). התאגיד שולח את הקובץ גם לכתובת הזו, או שמגדירים בתיבת המייל של החברה העברה אוטומטית אליה. בעמוד התאגידים ממלאים לכל תאגיד מאילו כתובות מגיע הקובץ. קובץ שהגיע מופיע במסך הייבוא תחת "התקבלו במייל" — פותחים, בודקים ומאשרים בלחיצה. אפשר להגדיר קליטה אוטומטית מלאה: כשיש מיפוי שמור ואין בקובץ נושאים חדשים, הפניות נכנסות לבד ונשלחת התראה. מייל משולח לא מורשה לא נקלט — הוא נעצר, ומנהל החברה יכול לאשר את השולח.

• בתפריט › רשימת פניות מופיעות כל הפניות, עם סינון לפי תחום, סטטוס (חדשה / בטיפול / בוצעה / בוטלה), תקופה, וחיפוש לפי מספר פנייה או כתובת.
• המספר ליד "רשימת פניות" בתפריט הוא מספר הפניות הפתוחות.
• פנייה שבוצעה ואין בה סעיפים מסומנת ממתינה לתמחור.
• פנייה ידנית: לעבודה שהגיעה בטלפון ועוד לא הופיעה בקובץ. כשהפנייה תגיע בקובץ הבא עם אותו מספר, היא תתעדכן במקום להיווצר פעמיים.

1. פותחים פנייה מהרשימה. בראש המסך: פרטי התקלה מהמוקד, הכתובת והתאריכים.
2. תאריך ביצוע — ברירת המחדל היא תאריך הפנייה. הוא קובע איזה מחירון חל ולאיזו פרופורמה הפנייה תיכנס. מעדכנים אותו אם העבודה בוצעה ביום אחר.
3. הוספת סעיף — מקלידים מספר סעיף או מילה מהתיאור ("מכסה", "ריצוף"), בוחרים מהרשימה ומזינים כמות. היחידה והמחיר נכנסים לבד מהמחירון התקף בתאריך הביצוע.
4. שורה חופשית — לעבודה שלא בכתב הכמויות: תיאור, יחידה, כמות ומחיר.
5. מה בוצע / מה נשאר — הערות לשימוש פנימי; הן לא מופיעות בפרופורמה.
6. מסמנים בוצעה ושומרים.

פנייה שכבר נכללה בפרופורמה סגורה נעולה לעריכה. כדי לתקן אותה צריך לפתוח מחדש את הפרופורמה.

1. בתפריט › פרופורמות לוחצים פרופורמה חדשה ובוחרים תאגיד, תחום ותקופה (מתאריך עד תאריך).
2. נכנסות כל הפניות של התחום שתאריך הביצוע שלהן בתקופה, שיש בהן סעיפים ושעוד לא נכללו בפרופורמה אחרת.
3. הטיוטה מקובצת לפי תאריך ביצוע, ובתוך כל יום לפי כתובת ומספר פנייה, עם סה"כ לכל פנייה ולכל הפרופורמה.
4. מעל הטיוטה מופיעות אזהרות: פניות בתקופה שבוצעו ואין בהן סעיפים, ופניות שעדיין פתוחות. אפשר לטפל בהן ולרענן את הטיוטה.

• הגשה לחתימה: מזכירה או מתפעל לוחצים "הגשה לחתימת מנהל". מנהלי החברה מקבלים התראה בנייד ובמייל, והפניות שבפרופורמה ננעלות עד ההחלטה.
• חתימה: המנהל פותח את מסך החתימה, עובר על המסמך, חותם באצבע או בעכבר ומאשר עם הסיסמה (ועם הקוד, אם הוגדר אימות דו-שלבי). החתימה נשמרת לפעמים הבאות. אפשר גם להחזיר לתיקון עם הערה למגיש.
• סגירה מתבצעת עם החתימה: הפרופורמה מקבלת מספר רץ, והשורות, המחירים, ההנחה, המע"מ והחתימה נשמרים בתוכה. הפניות שבה לא ייכנסו לפרופורמה אחרת.
• שליחה אוטומטית: כשבהגדרות החברה מסומן "שליחה אוטומטית לתאגיד אחרי חתימת מנהל", הפרופורמה נשלחת מיד עם החתימה למייל של התאגיד, עם PDF ו-Excel מצורפים, במייל בעיצוב של החברה. אפשר גם לשלוח ידנית, ולשלוח שוב. כל שליחה נרשמת ביומן השליחות.
• הורדה ב-PDF, Word או Excel — מטיוטה (מסומנת "טיוטה") או מפרופורמה סגורה. פרופורמה סגורה יורדת תמיד בדיוק כפי שנסגרה.
• פתיחה מחדש (מנהל החברה בלבד): הפרופורמה חוזרת לטיוטה והפניות חוזרות לעריכה. המספר נשמר, וצריך לחתום ולשלוח שוב.
• שורות הנחה ומע"מ: בהגדרות החברה בוחרים אם לכלול אותן, ואפשר לשנות לכל טיוטה. יש תאגידים שמבקשים רק סכום לפני הנחה.

בתפריט › הגדרות (מנהל החברה): שם החברה, ח.פ., כתובת, טלפונים, פקס ומייל — הפרטים שמופיעים בכותרת הפרופורמה; לוגו; מטבע הבסיס; האם להציג הנחה ומע"מ בפרופורמה; ואבטחה: חובת אימות דו-שלבי, זמן ניתוק וחסימת "להישאר מחובר".

מנהל החברה מוסיף משתמשים בתפריט › משתמשים. לפני השליחה מוצג חלון לאישור הכתובת, עם אזהרה על טעות הקלדה או על דומיין שונה משל שאר המשתמשים. הזמנה שעוד לא נוצלה אפשר לשלוח שוב או לבטל.

יומן פעולות: מנהל החברה רואה בהגדרות › יומן פעולות כל פעולה בחברה, וגם כל כניסה של צוות Meiforma לחברה לצורך תמיכה.

עזרה מרחוק: אם נתקעים, אפשר לתאם עם צוות Meiforma התחברות מרחוק למסך — בדף עזרה מרחוק.

שכבת הגנה נוספת: מלבד הסיסמה, כניסה ממכשיר חדש דורשת קוד בן 6 ספרות מאפליקציית אימות בטלפון, כך שסיסמה שדלפה לא מספיקה לבדה. האפליקציות חינמיות: Google Authenticator (בטלפון בעברית נקראת מאמת החשבונות) או Microsoft Authenticator. כל אחת מהן מתאימה.

הפעלה מהמחשב (סריקת QR עם הטלפון)

1. באתר במחשב: תפריט ☰ › פרופיל › אבטחה › אימות דו-שלבי › הפעלה. מופיע קוד QR.
2. בטלפון, באפליקציית האימות, לוחצים + וסורקים את ה-QR שעל מסך המחשב. ב-Microsoft Authenticator בוחרים קודם "חשבון אחר (Google, Facebook וכו')".
3. מקלידים באתר את 6 הספרות שמופיעות באפליקציה. ההפעלה מתבצעת לבד.

הפעלה מהטלפון בלבד (אין מה לסרוק)

בטלפון האתר לא מציג QR. במקומו, במסך ההפעלה (תפריט ☰ › פרופיל › אבטחה › אימות דו-שלבי › הפעלה):

1. הדרך הקלה: לוחצים "➕ הוספת Meiforma לאפליקציית האימות". האפליקציה נפתחת עם Meiforma מוכן (אם מותקנות כמה — הטלפון שואל באיזו), שומרים, חוזרים לאתר ומקלידים את 6 הספרות.
2. אם הכפתור לא פתח את האפליקציה (או שהיא מבקשת "הוסף חשבון"): באותו מסך, מתחת לכפתור, לוחצים על השורה האפורה "▸ לא מצליחים לסרוק? (או עובדים מהטלפון עצמו)" — נפתח מפתח ארוך של אותיות ומספרים, ולידו העתקה. מעתיקים, ואז באפליקציה:
   • Microsoft Authenticator: הוסף חשבון › חשבון אחר (Google, Facebook וכו') (לא "חשבון אישי" ולא "חשבון עבודה או בית ספר") › בתחתית מסך הסריקה "הזן קוד באופן ידני" › שם חשבון: Meiforma, מפתח סודי: מדביקים › סיום.
   • מאמת החשבונות (Google): + › הזנת מפתח הגדרה › שם: Meiforma, מפתח: מדביקים › הוספה.
   ואז חוזרים לאתר ומקלידים את 6 הספרות.

המפתח מוצג רק בזמן ההפעלה. אחרי שהאימות פעיל (בפרופיל מופיע "✓ פעיל") הוא לא מוצג שוב — בכוונה, כי מי שמחזיק אותו יכול להפיק את הקודים. כל משתמש מפעיל לעצמו, מהחשבון שלו; ה-QR והמפתח אישיים ולא מעבירים אותם לאחרים.

בכל כניסה

פותחים את האפליקציה, מוצאים את השורה של Meiforma עם האימייל שלכם ומקלידים את 6 הספרות (הקוד מתחלף כל 30 שניות). אחרי הספרה השישית הכניסה מתבצעת לבד. "לזכור את המכשיר הזה" חוסך את הקוד באותו מכשיר ל-30 יום.

• קודי גיבוי: בהפעלה מקבלים 10 קודים חד-פעמיים לשעת חירום (טלפון שאבד או הוחלף). שומרים אותם במנהל סיסמאות או מדפיסים. מקלידים קוד גיבוי באותו שדה של הקוד בכניסה.
• ביטול / איפוס למשתמש: מנהל החברה נכנס לתפריט › משתמשים ולוחץ "איפוס 2FA" ליד המשתמש (למשל כשהטלפון אבד, או כשרוצים לעבור לאפליקציה אחרת). המשתמש מקבל הודעה במייל, נכנס בפעם הבאה עם אימייל וסיסמה בלבד, ומפעיל מחדש בפרופיל. משתמש שמשויך לכמה חברות — רק מנהל-העל יכול לאפס לו.
• כיבוי עצמי: המשתמש יכול לכבות בעצמו בפרופיל › אבטחה › אימות דו-שלבי › ניהול (עם סיסמה וקוד מהאפליקציה), אלא אם החברה מחייבת אימות דו-שלבי.
• חובה לכל החברה: מנהל החברה יכול לסמן בהגדרות החברה › אבטחה "חובת אימות דו-שלבי". משתמש שעוד לא הפעיל (או שאופס לו) יתבקש להפעיל בכניסה הבאה לפני שיראה נתונים. במסך המשתמשים מסומן מי עוד לא הפעיל.

בפרופיל › התראות בוחרים לכל אירוע אם לקבל אותו במייל, בנייד, או בשניהם:

• 📥 פניות חדשות מהתאגיד: אחרי כל ייבוא — כמה פניות חדשות נכנסו לרשימת הפניות.
• 🧾 פרופורמה נסגרה או נשלחה: התחום, התקופה והסכום.

הפעלה בנייד: בפרופיל לוחצים "הפעלת התראות במכשיר הזה" ומאשרים. מפעילים בכל מכשיר בנפרד. באייפון צריך קודם להתקין את האתר כאפליקציה (ספארי › שיתוף › "הוספה למסך הבית"), לפתוח מהאייקון ורק אז להפעיל.

שום מחיקה באתר לא אובדת מיד. אחרי כל מחיקה מופיעה בתחתית המסך הודעה עם כפתור בטל, שמחזיר את מה שנמחק בלחיצה אחת.

סל מחזור: פנייה, סעיף, מחירון, חוזה, תאגיד, טיוטת פרופורמה ומשתמש שהוסר נשמרים 30 יום בתפריט › סל המחזור, עם מי מחק ומתי. מנהל החברה ומשרד יכולים לשחזר.

גיבוי יומי: בכל יום נשמר אוטומטית עותק מלא של המערכת, כולל הקבצים שהועלו, ועותק מוצפן שלו נשמר גם מחוץ לשרת.

חברה שעבדה במערכת אחרת לא מתחילה מאפס: צוות Meiforma מעביר ממנה את המחירונים הקודמים (כל גרסה עם התאריך שלה), הפניות והסעיפים, ושיעורי ההנחה. בתקופת המעבר אפשר להמשיך לעבוד במערכת הישנה ולסנכרן כמה פעמים — רק מה שחדש או השתנה עובר, בלי כפילויות. לפני המעבר הסופי משווים את סכומי הפרופורמה של כמה חודשים בין שתי המערכות.

במסך הכניסה לוחצים שכחתי סיסמה, מקלידים את המייל ומקבלים קישור לבחירת סיסמה חדשה (בתוקף שעתיים).

כלום. כל פנייה מזוהה לפי המספר שלה בתאגיד, ולא נוצרת פעמיים. פנייה שהשתנתה בתאגיד מתעדכנת, והסעיפים שהזנתם נשארים.

הסיבות האפשריות: תאריך הביצוע שלה מחוץ לתקופה; היא שייכת לתחום אחר; אין בה סעיפים; או שהיא כבר נכללה בפרופורמה אחרת (במסך הפנייה רואים באיזו).

בודקים את תאריך הביצוע: אם הוא לפני תאריך התוקף של המחירון החדש, הפנייה מתומחרת לפי הקודם, וזה נכון. אם תאריך הביצוע שגוי, מתקנים אותו והמחירים מתעדכנים לפי המחירון התקף.

בדף שאלות נפוצות, או במשוב ופנייה אלינו.